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晉中職業技術學院:無紙化辦公為管理提效賦能

當前,智慧校園建設如火如荼,各類學校幾乎都參與其中。高職院校也在積極推進智慧校園建設,促進信息技術與學校管理、教學的深度融合,助力教育教學、管理和服務的改革發展,從而有效提高人才培養質量和辦學水平。教育信息化是順應教育發展環境的必然選擇,這場信息化時代的教育變革已在高職院校掀起一股浪潮。

探尋學院信息化變革之路

在山西就有一所這樣的院校,它是山西省首批示范性高等職業院校,山西省優質高等職業院校建設單位,全國高等職業院校創新發明教育基地。在2019年中國高等教育學會發布的《中國高校創新人才培養暨學科競賽評估結果》中,它在全國高職院校中排名第169位,在山西省高職院校中排名第4位,入選亞太職業院校影響力50強。學院師資力量雄厚,設有7個二級學院53個高職專業,形成了10個專業集群,現有教職工800余名,在校生近萬名,高職招生連續多年名列全省同類院校前茅。

它就是晉中職業技術學院。


隨著信息技術以及學院規模的快速發展,傳統的辦公模式已不能滿足晉中職業技術學院的日常辦公和管理應用需求。通過智慧校園建設為抓手來推進學院信息化建設,提高教職工的工作效率,實現學院管理和教學信息化、辦公無紙化是迫在眉睫的事情。因此,智慧校園建設與應用成了晉中職業技術學院內涵發展和創新的重要任務。

2017年,晉中職業技術學院全面規劃智慧校園建設方案,將智慧校園建設定位為學院未來發展的藍圖,并成立由院長為組長的智慧校園建設領導小組。以建設中國特色高水平高職院校為目標,以服務學校管理、教育教學、學生學習為重點,晉中職業技術學院希望通過建設智慧校園,為學生搭建個性化學習、終身學習、泛在學習的平臺,為教師搭建一個良好的信息化教學環境,引領職業教育快速發展,開創學院信息化建設新局面,加速教育信息化變革發展之路。

結合學院管理和教學需求,晉中職業技術學院與依能攜手共建了一套整合集成、融入了科學管理和教育教學質量保障的方法和工具的智慧校園平臺。以業務流程為主線,以新一代信息技術為支撐,開啟了新一代信息化辦公模式。將企業級的效率工具如工作任務、協作項目、信息化看板、出差管理、流程管理、即時通信等應用到學院日常管理和業務工作中,為教職工工作增效,為干部決策和管理賦能,幫助學院提升全員工作效率和管理水平。


智慧校園為學院無紙化辦公賦能

1.實名溝通更安全,移動辦公更便捷

保護信息安全,簡化辦公模式,提高工作效率,是晉中職業技術學院教職工的基本訴求。教職工通過學院內部即時通信工具Messenger實名交流,避免了非授權打擾以及匿名通信帶來的問題,實現學院內部信息共享和交換,安全、高效。同時,Messenger與學院智慧校園平臺業務應用模塊深度整合,PC、手機端均可支持,實現便捷信息化辦公,如日常溝通、聯系人查看、通知查看、待辦處理、消息提醒。教職工還可以在手機上隨時進行課堂考勤、課表查看、任務交辦、工作報告、流程審批、聽課巡課、薪酬查看、外勤簽到,查看班級情況、成績、課表等,實現隨時隨地辦公和學習。

2.全流程無紙化,審批更高效

隨著信息化建設的日益深入,部門間的信息溝通與協同工作越來越重要。如果不同機構、上下級部門溝通不暢容易導致辦事效率低,將會嚴重影響學校日常管理。對于學院各部門工作中存在的一些需要逐級審核審批的事務、多部門協同,如公文流程辦理、教職工請假、合同審批、公務接待等,晉中職業技術學院結合規章制度、實際情況,將學院過去一部分通過紙質簽字審批的流程提取出來,通過表單流程協作,靈活定制表單樣式及流程,實現了學院無紙化辦公,使得各種審批手續變得簡單、快捷、規范,方便提取歷史數據統計進行分析。

3.信息化看板,讓管理看得見

在學院日常管理工作中,各業務部門存在很多需要向各級匯報數據的情形,如向院領導匯報各專業招生情況、學生畢業情況等。若老師進行人工統計將耗費大量時間和精力,且難以保證數據的即時性、準確性,若學院領導登錄智慧校園平臺自行查找,也會耗費一定時間。晉中職業技術學院通過信息化管理看板,將來自學院智慧校園平臺各個應用系統的業務數據(教務教學、招生迎新、學生安全、學生行為、實習和就業、師資隊伍建設等各個環節),通過電視看板或手機端將各級管理人員關注的重要信息自動、實時、直觀呈現,發現問題及時解決。學校領導足不出門戶,便可輕松掌握學校運營狀況。


處在新時代,站在中國特色高水平高職院校建設的新起點,晉中職業技術學院將繼續與時俱進,奮力前行,擁抱智能新時代,以教育信息化推動教育現代化,將學院建設成為特色鮮明、全省一流、全國知名的優質高等職業院校。


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